Privacybeleid
Laatste update: 3 augustus 2026
Inleiding
Vitraskas (“wij”, “ons”, “onze”) zet zich in voor de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van bezoekers van onze website, deelnemers aan toernooien en leden van onze community. In dit Privacybeleid leggen wij uit hoe wij je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen wanneer je onze website (vitraskas.com) bezoekt, je inschrijft voor toernooien, evenementen bijwoont of contact met ons opneemt.
Dit Privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG), de Nederlandse uitvoeringswetgeving voor de AVG.
Door onze website te gebruiken of je persoonsgegevens aan ons te verstrekken, bevestig je dat je dit Privacybeleid hebt gelezen en begrepen.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de verwerking van je persoonsgegevens is:
Vitraskas
Keizersgracht 274
1016 EV Amsterdam
Nederland
E-mail: info@vitraskas.com
Telefoon: +31 20 261 4837
Voor alle vragen met betrekking tot privacy kun je contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens.
Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
Contact- en registratiegegevens — Naam, e-mailadres, telefoonnummer indien verstrekt en, bij teaminschrijvingen, de teamnaam en de namen van de teamleden.
Gegevens over deelname aan toernooien — Inschrijvingsgegevens, aanwezigheid bij toernooien, indelingen in wedstrijdschema’s, wedstrijdresultaten, scores en seizoensranglijsten.
Communicatiegegevens — De inhoud van e-mails, berichten die via ons contactformulier worden verzonden en alle correspondentie tussen jou en Vitraskas.
Betaalgegevens — Transactiegegevens met betrekking tot de inschrijfkosten voor betaalde toernooien. Wij bewaren geen volledige betaalkaartgegevens. Betalingen worden verwerkt door onze externe betalingsdienstaanbieder.
Gebruiksgegevens van de website — IP-adres, browsertype, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina’s, tijd die op de website wordt doorgebracht en andere analytische gegevens die via cookies en soortgelijke technologieën worden verzameld.
Foto’s en media — Foto’s of video-opnamen die tijdens evenementen van Vitraskas worden gemaakt en waarop je mogelijk zichtbaar bent.
Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden zoals omschreven in artikel 6 van de AVG:
Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG) — Verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Dit geldt voor inschrijvingen voor toernooien, betalingen van inschrijfkosten en deelname aan evenementen.
Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG) — Verwerking die noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, voor zover jouw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Dit omvat websiteanalyse, fotografie tijdens evenementen voor promotionele doeleinden en het handhaven van de beveiliging van onze website en locatie.
Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG) — Verwerking op basis van jouw vrijelijk gegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming. Dit geldt voor marketingcommunicatie en niet-essentiële cookies. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c, AVG) — Verwerking die noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn, zoals financiële administratie- en belastingverplichtingen volgens Nederlands recht.
Hoe wij je persoonsgegevens gebruiken
Wij gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om je inschrijving voor toernooien te verwerken en je deelname aan evenementen te beheren
Om met je te communiceren over toernooien, wijzigingen in het programma, inschrijvingsbevestigingen en informatie over evenementen
Om betalingen van inschrijfkosten voor betaalde toernooien te verwerken
Om toernooigegevens, wedstrijdresultaten en seizoensranglijsten bij te houden
Om te reageren op vragen die je per e-mail of via ons contactformulier indient
Om onze website te onderhouden en te verbeteren, waaronder het analyseren van gebruikspatronen en de prestaties van de website
Om promotiemateriaal te produceren, waaronder foto’s van evenementen voor gebruik op onze website en sociale mediakanalen
Om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder financiële administratie- en belastingverplichtingen
Om je marketingcommunicatie over aankomende evenementen te sturen wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
Wij gebruiken je persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Het delen van je persoonsgegevens
Wij verkopen, verhuren of verhandelen je persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen je persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden beschreven:
Betalingsverwerkers — Om betalingen van inschrijfkosten veilig te verwerken. Betalingsdienstaanbieders treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken op grond van hun eigen privacybeleid.
Hosting- en IT-dienstverleners — Externe dienstverleners die onze website hosten en onze technische infrastructuur ondersteunen. Deze dienstverleners verwerken gegevens namens ons op basis van verwerkersovereenkomsten in overeenstemming met artikel 28 van de AVG.
Wettelijke en toezichthoudende instanties — Wanneer wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- of regelgeving, een juridische procedure of een afdwingbaar verzoek van een overheidsinstantie.
Professionele adviseurs — Accountants, juridisch adviseurs of auditors, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun professionele diensten.
Wij verplichten alle externe dienstverleners om je persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG te verwerken en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen.
Internationale doorgifte van gegevens
Vitraskas is gevestigd in Nederland en verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen van toepassing zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een geldig adequaatheidsbesluit, in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.
Bewaartermijnen
Wij bewaren je persoonsgegevens uitsluitend zolang als noodzakelijk is om de doeleinden te vervullen waarvoor de gegevens zijn verzameld, of zolang als de toepasselijke wetgeving dit vereist.
Gegevens over inschrijving en deelname aan toernooien: worden tot maximaal 3 jaar na je laatste deelname aan een toernooi bewaard om seizoensgegevens en historische ranglijsten bij te houden.
Betaalgegevens: worden gedurende 7 jaar bewaard in overeenstemming met de Nederlandse fiscale bewaarplicht.
Inzendingen via het contactformulier en correspondentie: worden tot maximaal 2 jaar na de afhandeling van je vraag bewaard.
Gegevens over marketingtoestemming: worden bewaard gedurende de looptijd van je abonnement en tot 1 jaar nadat je je hebt afgemeld.
Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze veilig verwijderd of geanonimiseerd.
Je rechten
Op grond van de AVG en de UAVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
Recht op inzage (artikel 15 AVG) — Je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over je bewaren.
Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) — Je hebt het recht om correctie te verzoeken van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG) — Je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om verwijdering van je persoonsgegevens te verzoeken, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) — Je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om ons te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) — Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze, waar technisch mogelijk, aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Recht van bezwaar (artikel 21 AVG) — Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen of voor directmarketingdoeleinden.
Recht om toestemming in te trekken — Wanneer de verwerking op je toestemming is gebaseerd, heb je het recht die toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via info@vitraskas.com. Wij reageren binnen één maand op je verzoek, zoals door de AVG wordt vereist. In complexe gevallen kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij je over de verlenging en de redenen daarvoor.
Gegevensbeveiliging
Vitraskas treft passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking, vernietiging of onbedoeld verlies. Deze maatregelen omvatten:
Veilige opslag van digitale gegevens met toegangscontroles
Versleuteling van gegevens die via onze website worden verzonden
Regelmatige beoordeling van onze gegevensverwerkingspraktijken en beveiligingsprotocollen
Beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde medewerkers
Hoewel wij alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen, kan geen enkele gegevensoverdracht via het internet of elektronisch opslagsysteem als volledig veilig worden gegarandeerd. Wij kunnen de absolute veiligheid van je persoonsgegevens niet garanderen.
Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën om ervoor te zorgen dat de website naar behoren functioneert, om de prestaties van de website te analyseren en om je gebruikerservaring te verbeteren.
Privacy van kinderen
De toernooien van Vitraskas staan open voor deelnemers van 16 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Deelnemers tussen de 16 en 18 jaar moeten bij de inschrijving schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke voogd verstrekken. Wanneer wij ontdekken dat wij zonder passende toestemming persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar hebben verzameld, nemen wij maatregelen om deze gegevens zo snel mogelijk te verwijderen.
Klachten
Wanneer je van mening bent dat je persoonsgegevens in strijd met de AVG of de UAVG zijn verwerkt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Nederland
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wij moedigen je aan om eerst contact met ons op te nemen via info@vitraskas.com, zodat wij kunnen proberen je klacht rechtstreeks op te lossen.
Wijzigingen in dit Privacybeleid
Vitraskas behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid op elk moment bij te werken of te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte revisiedatum. Wij raden je aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Wanneer je onze website na een wijziging blijft gebruiken of aan onze evenementen blijft deelnemen, betekent dit dat je het bijgewerkte Privacybeleid accepteert.
Contact
Heb je vragen over dit Privacybeleid of over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:
Vitraskas
Keizersgracht 274
1016 EV Amsterdam
Nederland
E-mail: info@vitraskas.com
Telefoon: +31 20 261 4837